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Digitale Barrierefreiheit für Unternehmen: Betrifft uns das, und worauf müssen wir achten?

Seit 28. Juni 2025 gelten in Österreich und Deutschland neue Pflichten zur Barrierefreiheit. Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen: wer betroffen ist, was gefordert ist und worauf es bei Dokumenten und PDFs ankommt.

Von Anna Poledna, Klartext AI

8 Min. Lesezeit

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Seit 28. Juni 2025 gilt der European Accessibility Act. In Österreich wurde er mit dem Barrierefreiheitsgesetz (BaFG) umgesetzt, in Deutschland mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Damit gelten Anforderungen, die bisher vor allem öffentliche Stellen betrafen, nun auch für viele Unternehmen.

Dieser Leitfaden beantwortet die Fragen, die uns in Gesprächen mit Unternehmen am häufigsten begegnen. Er gibt einen Überblick, wo Sie anfangen sollten. Für Ihren konkreten Fall ersetzt er keine Rechtsberatung.

1. Betrifft uns das Gesetz?

Das Gesetz erfasst bestimmte Produkte und Dienstleistungen, die sich an Verbraucher:innen richten.

Dienstleistungen sind unter anderem:

  • elektronischer Geschäftsverkehr (E-Commerce)
  • Bankdienstleistungen für Verbraucher:innen
  • elektronische Kommunikationsdienste, auch Messenger
  • E-Books
  • Elemente von Personenbeförderungsdiensten: Websites, Apps, E-Tickets
  • Zugang zu audiovisuellen Mediendiensten

Produkte sind unter anderem Computer und Betriebssysteme, Smartphones, Smart-TVs, E-Reader sowie Selbstbedienungsterminals wie Bankomaten oder Ticketautomaten.

E-Commerce ist weiter gefasst, als viele denken

Gemeint ist jede Website oder App, über die Verbraucher:innen einen Vertrag abschließen können. Die WKO nennt als Beispiel eine Fußpflege-Praxis: Sobald Kund:innen auf der Website einen Termin buchen oder Produkte kaufen können, ist das Unternehmen erfasst, obwohl die Branche im Gesetz nicht vorkommt. Erfasst ist dann die gesamte Website, einschließlich des Bestellvorgangs.

Wer ausgenommen ist

  • Reine B2B-Angebote sind nicht erfasst.
  • Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind ausgenommen: weniger als 10 Beschäftigte und höchstens 2 Mio. € Jahresumsatz oder Bilanzsumme.
  • Für Produkte gibt es diese Ausnahme nicht.

In Österreich zusätzlich: das Gleichstellungsgesetz

Unabhängig vom Barrierefreiheitsgesetz gilt in Österreich das Bundes-Behindertengleichstellungsgesetz. Es verbietet die Diskriminierung beim Zugang zu Waren, Dienstleistungen und Informationen, die der Öffentlichkeit angeboten werden. Die WKO weist darauf hin, dass dies für alle Unternehmen gilt.

2. Was konkret verlangt wird

Barrierefreie digitale Angebote. Website, Shop und App müssen wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sein. Als Maßstab gelten die Norm EN 301 549 und darin die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1, Stufe AA). Typische Anforderungen: Alternativtexte für Bilder, Untertitel für Videos, ausreichende Kontraste, Bedienung per Tastatur, sichtbarer Fokus, genug Zeit für Eingaben. Die neue Fassung EN 301 549 V4.1.1 vom September 2026 verweist bereits auf WCAG 2.2. Wer jetzt neu plant, orientiert sich am besten gleich daran.

Informationen zur Barrierefreiheit. Unternehmen müssen beschreiben, wie ihre Dienstleistung die Anforderungen erfüllt, und die zuständige Marktüberwachungsbehörde nennen. In Österreich ist das das Sozialministeriumservice, in Deutschland die Marktüberwachungsstelle der Länder (MLBF) in Magdeburg. Die WKO empfiehlt dafür eine eigene, gut auffindbare Seite statt eines Absatzes in den AGB, weil Aussagen in den AGB Vertragsbestandteil werden können.

Dokumentation, wenn etwas nicht geht. Wer sich auf eine unverhältnismäßige Belastung oder eine grundlegende Veränderung der Dienstleistung beruft, muss das begründen, dokumentieren, fünf Jahre aufbewahren und spätestens alle fünf Jahre neu bewerten.

3. Dokumente und PDFs: der oft übersehene Teil

Das Gesetz nennt PDFs nicht ausdrücklich. Es nimmt aber nur Office-Dateien aus, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden. Im Umkehrschluss gilt: Dokumente, die seither auf einer erfassten Website oder in einer erfassten App bereitgestellt werden, gehören zum Angebot und müssen zugänglich sein. Das betrifft zum Beispiel Produktinformationen, Preisblätter, AGB, Formulare und Dokumente im Bestellvorgang.

Wird ein altes PDF überarbeitet und neu hochgeladen, etwa eine aktualisierte Preisliste, gilt es als neu veröffentlicht. Diese Auslegung ist naheliegend, aber noch nicht durch Behörden oder Gerichte bestätigt.

Was ein barrierefreies PDF ausmacht

  • Tags: Das Dokument hat eine Struktur, die Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen kennzeichnet.
  • Lesereihenfolge: Der Screenreader liest in der Reihenfolge, in der ein Mensch das Dokument liest.
  • Alternativtexte: Informative Bilder und Grafiken sind beschrieben, dekorative als Artefakt markiert.
  • Tabellen: Kopfzellen sind ausgezeichnet und den Daten zugeordnet.
  • Sprache: Die Dokumentsprache ist gesetzt, fremdsprachige Passagen sind markiert.
  • Titel: Ein Dokumenttitel ist hinterlegt und wird angezeigt.
  • Schriften: eingebettet und mit korrekter Unicode-Zuordnung, damit Umlaute richtig vorgelesen werden.
  • Formulare: echte Formularfelder mit verständlicher Beschriftung.
  • Navigation: Lesezeichen und bei langen Dokumenten ein verlinktes Inhaltsverzeichnis.
  • Keine Sicherheitssperren, die Hilfstechnologien den Zugriff verwehren.

Technisch ist das im Standard PDF/UA (ISO 14289) festgelegt.

Wie es in der Praxis aussieht

Eine Studie von axes4 und Mindscreen hat 2026 knapp 70.000 PDFs von 76 deutschen Behörden-Websites geprüft. Nur 9,5 % waren konform laut PDF Accessibility Checker (PAC), 37,4 % waren gar nicht getaggt. Unsere eigene Erhebung bei 382 öffentlichen Einrichtungen in Österreich kommt auf 5,8 %. Bei Unternehmen gibt es dazu noch kaum Zahlen. Eine Studie von EY Österreich fand 2025 unter 100 geprüften Unternehmenswebsites nur zwei, die die Anforderungen erfüllten.

4. Wie Sie prüfen, ob ein PDF barrierefrei ist

Drei Werkzeuge sind verbreitet:

  • PAC (PDF Accessibility Checker): kostenlos, prüft nahezu alle maschinell prüfbaren Kriterien und zeigt eine Screenreader-Vorschau.
  • veraPDF: Open-Source-Validator für PDF/UA, auch für die automatisierte Prüfung vieler Dateien geeignet.
  • Adobe Acrobat Pro: Die eingebaute Prüfung ist ein Startpunkt. Sie prüft nicht gegen PDF/UA.

Wichtig: Kein Werkzeug prüft alles. Das Matterhorn-Protokoll der PDF Association definiert 136 Fehlerbedingungen. Davon sind 89 maschinell prüfbar, 45 brauchen menschliches Urteil. Ob ein Alternativtext das Bild sinnvoll beschreibt oder die Lesereihenfolge stimmt, entscheidet am Ende ein Mensch. Am aussagekräftigsten ist ein Test mit einem Screenreader, idealerweise mit Menschen, die ihn täglich nutzen.

5. Wege zum barrierefreien Dokument

WegGut fürZu beachten
Barrierefrei im Quelldokument (Word, InDesign)neue Dokumente aus gepflegten Vorlagenbraucht geschulte Mitarbeitende und oft Zusatz-Plugins. Der Standard-Export allein reicht selten.
Nachbearbeitung von HandEinzelstücke, sehr komplexe Dokumenteaufwendig: Dienstleister rechnen nach Stunde oder Seite, bei komplexen Dokumenten steigt der Aufwand stark
Automatisierte Nachbearbeitunggroße Mengen, Bestände, Dokumente ohne gepflegte VorlageQualität genau prüfen: ein grüner Haken im Prüfwerkzeug allein genügt nicht

Wer PDFs bei Agenturen oder Druckereien beauftragt, sollte Barrierefreiheit in den Auftrag schreiben. Sinnvolle Vorgaben sind zum Beispiel: PDF/UA-1 als Standard, ein fehlerfreier Bericht von PAC oder veraPDF, eine manuelle Prüfung der Kriterien, die kein Werkzeug prüfen kann, abgestimmte Alternativtexte und mindestens eine Korrekturschleife.

6. Häufige Irrtümer

  • „Ein Overlay-Plugin macht die Website konform.“ Das Europäische Behindertenforum und die IAAP haben 2023 klargestellt: Overlays machen eine Website nicht barrierefrei und nicht konform mit europäischem Recht. Sie können Hilfstechnologien sogar stören.
  • „Der Checker ist grün, also ist das PDF barrierefrei.“ Ein grünes Ergebnis heißt: kein maschinell erkennbarer Fehler. Rund ein Drittel der Kriterien braucht menschliche Prüfung.
  • „Unser Scan hat OCR, das reicht.“ Texterkennung macht Text durchsuchbar. Struktur, Lesereihenfolge und Alternativtexte fehlen trotzdem.
  • „Ein Absatz in den AGB genügt.“ Die Informationen zur Barrierefreiheit gehören gut auffindbar auf eine eigene Seite.
  • „Das betrifft nur Konzerne.“ Die Schwelle für die Ausnahme liegt bei weniger als 10 Beschäftigten. Für Produkte gibt es keine Ausnahme.

7. Wie streng wird kontrolliert?

Österreich: Das Sozialministeriumservice ist Marktüberwachungs- und Strafbehörde und arbeitet nach dem Grundsatz „Beraten vor Strafen“. Bis Juni 2026 wurden laut ORF 84 Verfahren eingeleitet, 74 davon waren noch offen. 36 Verfahren hat die Behörde von sich aus begonnen, 22 davon gegen Banken. Strafen gab es bis dahin keine. Möglich sind Verwaltungsstrafen bis 80.000 €, für KMU gelten niedrigere Obergrenzen.

Deutschland: Die MLBF ist seit September 2025 voll zuständig. Bis Juni 2026 gingen dort fast 700 Meldungen ein. Bußgelder sind bis 100.000 € möglich. Bisher sind vor allem wettbewerbsrechtliche Abmahnungen bekannt.

Europa: In Frankreich hat ein Gericht im Juni 2026 Carrefour verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten vollständige Konformität herzustellen, danach drohen 500 € pro Tag.

Checkliste zum Start

  1. Klären, ob Ihr Angebot unter das Gesetz fällt (B2C, Branche, Unternehmensgröße).
  2. Bestandsaufnahme: Website, Shop, App, Kundenportal, Dokumente zum Download, Kundenservice-Kanäle.
  3. Prioritäten setzen: zuerst alles, was im Kauf- oder Vertragsprozess vorkommt.
  4. Seite mit den Informationen zur Barrierefreiheit erstellen.
  5. Dokumente prüfen, mit PAC oder veraPDF, plus Stichproben mit Screenreader.
  6. Vorlagen und Abläufe so umstellen, dass neue Dokumente von Anfang an barrierefrei sind.
  7. Barrierefreiheit in Aufträge an Agenturen und Dienstleister schreiben.
  8. Feedback-Kanal anbieten und Rückmeldungen ernst nehmen. Das ist für Unternehmen gute Praxis, auch wo es gesetzlich nicht ausdrücklich verlangt ist.
  9. Wenn etwas nicht umsetzbar ist: begründen und dokumentieren.

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Quellen

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